通用记账凭证怎么填？2026年填制规范与实务案例详解

很多刚入行的会计新人，或者自己动手做账的创业者，第一次拿到记账凭证的时候会有点懵：这么多栏位，哪个该填什么？借方贷方怎么对应？摘要怎么写才规范？今天就把通用记账凭证的填制规范、注意事项、常见错误一次性跟大家讲清楚。

通用记账凭证是会计核算中最基础也是最常用的凭证类型。不管是收款、付款还是转账业务，都可以用通用记账凭证来记录。搞清楚它的填制规范，是做好会计核算工作的第一步。

什么是通用记账凭证

记账凭证按照格式不同，分为专用记账凭证和通用记账凭证两大类。

• 专用记账凭证：分为收款凭证、付款凭证、转账凭证三种，分别用于记录收款业务、付款业务和转账业务。
• 通用记账凭证：不分收款、付款、转账，所有类型的经济业务都用同一种格式的记账凭证来记录。

对于小型企业、业务量不多的企业，或者采用财务软件做账的企业，通常都使用通用记账凭证。因为它的格式统一，不需要区分业务类型，操作更简便。

通用记账凭证的基本格式

一张标准的通用记账凭证，通常包含以下内容：

• 凭证头部：
  • 凭证名称（”记账凭证”或”通用记账凭证”）
  • 凭证编号（年-月-顺序号，或者分数编号法）
  • 编制日期（年/月/日）
  • 附单据张数
• 凭证主体：
  • 摘要栏：对所记录经济业务的简要说明
  • 科目栏：总账科目 + 明细科目
  • 借方金额栏
  • 贷方金额栏
  • 记账符号（√，表示已登记入账）
• 凭证底部：
  • 合计金额（借方合计 = 贷方合计）
  • 制单人签章
  • 审核人签章
  • 记账人签章
  • 会计主管签章

如果是收款凭证或付款凭证，还需要出纳人员签章，以明确资金收支的责任。

填制通用记账凭证的基本要求

根据《会计基础工作规范》和搜索结果中企业财税管理网的资料，填制记账凭证必须符合以下要求：

1. 内容必须完整

记账凭证的各项内容必须逐项填列，不能遗漏。特别是：

• 凭证日期：应该填写编制记账凭证的日期，不是原始凭证的日期。但如果收到原始凭证时隔了很久才编制凭证，日期可以写实际编制日期。
• 凭证编号：必须连续编号，不能跳号、重号。如果一笔业务需要填制两张以上记账凭证，可以采用分数编号法。比如第5号凭证需要分成两张，编号就是”5 1/2″和”5 2/2″。
• 附件张数：必须注明所附原始凭证的张数，以便于日后查对。如果附件很多，可以单独装订，但要在凭证上注明”附件另订”。

2. 必须以审核无误的原始凭证为依据

记账凭证不是凭空编的，必须根据审核无误的原始凭证来编制。没有原始凭证，或者原始凭证不合规（比如没有盖章、金额有误、内容不完整），就不能据以编制记账凭证。

需要注意的是：结账、更正错账的记账凭证，可以不附原始凭证。除了这两种情况，其他记账凭证都必须附有原始凭证。

3. 摘要必须简明、准确、全面

“摘要”栏是对经济业务内容的简要说明，要求：

• 文字简练：用最少的文字把业务内容说清楚。
• 表述准确：不能含糊其辞，比如不能只写”报销”，而要写”张三报销4月交通费”、”李四报销业务招待费”。根据搜索结果中律霸网的资料，摘要应当全面、准确地描述所记录的交易项目。
• 使用全名：报销人要写实际报销人的全名，不能使用”张经理”、”李总”这样的简称。涉及对方单位的，也要使用对方全称。

摘要写得好，日后查账、审计、税务稽查都会方便很多。如果摘要写得太笼统，过几个月自己都看不懂这张凭证记的是什么业务。

4. 科目使用必须正确

这是最容易出错的地方。填制记账凭证时，必须根据经济业务的内容，按照会计制度的规定，确定应借、应贷的会计科目。

• 科目名称必须规范：不能任意改变、简化会计科目的名称。比如不能把”管理费用”简写成”管理费”，不能把”应交税费——应交增值税（销项税额）”简写成”税金”。
• 明细科目要齐全：如果总账科目下有明细科目，必须填写齐全。比如”原材料——甲材料”、”应交税费——应交增值税（进项税额）”。
• 科目对应关系要清晰：一张记账凭证上，借方和贷方的科目对应关系必须清晰。可以一借一贷、一借多贷、多借一贷，但不能多借多贷（除非是特殊情况，且能保证账户对应关系清晰）。

5. 金额必须平衡

借贷记账法的核心规则是”有借必有贷，借贷必相等”。填制记账凭证时，借方金额合计必须等于贷方金额合计。

现在财务软件都会自动检查借贷平衡，如果不平衡根本保存不了。但如果是手工填制凭证，一定要自己核对一下合计金额。

6. 书写必须清楚、规范

记账凭证的书写要求跟原始凭证类似：

• 文字要清晰、工整，不能潦草。
• 数字要规范，不能涂改。金额错误要划线更正或者红字冲销，不能直接涂改。
• 日期、编号、金额等关键信息不能遗漏。

通用记账凭证的填制示例

说了这么多理论，来看几个实际例子。

示例1：提取现金

业务：2026年6月10日，公司从银行账户提取现金5000元备用。

原始凭证：银行取款回单。

会计分录：

借：库存现金 5000
    贷：银行存款 5000

记账凭证填制：

• 日期：2026年6月10日
• 凭证编号：记字6 1/1（假设是6月的第1张凭证）
• 摘要：从银行账户提取现金备用
• 借方科目：库存现金 金额：5000
• 贷方科目：银行存款 金额：5000
• 合计金额：借方合计5000 = 贷方合计5000
• 附单据：1张

示例2：采购原材料

业务：2026年6月12日，公司采购甲材料100件，单价50元/件，增值税税率13%，材料已验收入库，货款尚未支付。

原始凭证：供货方开具的增值税专用发票（发票联+抵扣联）、入库单。

会计分录：

借：原材料——甲材料 5000
    应交税费——应交增值税（进项税额） 650
    贷：应付账款——XX公司 5650

记账凭证填制：

• 日期：2026年6月12日
• 凭证编号：记字6 2/1
• 摘要：采购甲材料100件，货款未付
• 借方科目1：原材料——甲材料 金额：5000
• 借方科目2：应交税费——应交增值税（进项税额） 金额：650
• 贷方科目：应付账款——XX公司 金额：5650
• 合计金额：借方合计5650 = 贷方合计5650
• 附单据：3张（增值税发票2张+入库单1张）

示例3：销售商品

业务：2026年6月15日，公司销售A产品50件，单价200元/件，增值税税率13%，货款已收到并存入银行。

原始凭证：本公司开具的增值税专用发票（记账联）、银行收款回单。

会计分录：

借：银行存款 11300
    贷：主营业务收入 10000
        应交税费——应交增值税（销项税额） 1300

注意：这是收款业务，如果企业使用专用记账凭证，应该填制”收款凭证”而不是通用记账凭证。但如果企业使用通用记账凭证，就可以这样填制。

通用记账凭证的常见错误及更正方法

就算再小心，做账的时候也难免会出错。发现错误了怎么办？不能随便涂改，要按照规范的方法更正。

错误类型1：记账凭证科目正确，金额多记

例子：应该借记”原材料”5000元，结果写成了50000元（多记了一个0）。

更正方法：红字冲销法。编制一张红字记账凭证，冲销多记的金额。

（红字）借：原材料 45000
    （红字）贷：银行存款 45000

然后据以登记账簿，把多记的金额冲销掉。

错误类型2：记账凭证科目正确，金额少记

例子：应该借记”原材料”5000元，结果写成了500元（少记了4500元）。

更正方法：补充登记法。编制一张蓝字记账凭证，补充少记的金额。

借：原材料 4500
    贷：银行存款 4500

错误类型3：记账凭证科目错误

例子：应该借记”管理费用”，结果写成了借记”销售费用”。

更正方法：红字冲销法 + 蓝字重填。先用红字冲销原错误凭证，再编制一张正确的蓝字凭证。

（红字）借：销售费用 XXX
    （红字）贷：银行存款 XXX

借：管理费用 XXX
    贷：银行存款 XXX

错误类型4：账簿记录错误，记账凭证无误

例子：记账凭证填制正确，但登记账簿时把金额写错了。

更正方法：划线更正法。在错误的文字或数字上划一条红线，在红线上方填写正确的文字或数字，然后盖章。

注意：划线更正法只能用于账簿记录错误、记账凭证无误的情况。如果记账凭证本身有错，不能只用划线更正法，要先更正记账凭证，再据以更正账簿。

财务软件中填制通用记账凭证的流程

现在大部分企业都用财务软件做账，手工填制记账凭证的情况越来越少了。但了解软件中的操作流程，对于理解记账凭证的填制规范还是很有帮助的。

以用友、金蝶等常见财务软件为例，填制记账凭证的流程通常是：

• 第一步：进入凭证填制界面
  在财务软件的”账务处理”模块中，选择”填制凭证”功能。
• 第二步：填写凭证头部的各项信息
  包括凭证日期、凭证编号（软件自动生成或手动调整）、附单据张数等。
• 第三步：填写凭证主体的分录信息
  在摘要栏填写业务说明，在科目栏选择或输入会计科目，在借方/贷方金额栏输入金额。可以添加多行分录。
• 第四步：保存并审核
  填制完成后保存凭证。然后由另一位会计人员（不能是制单人本人）对凭证进行审核。审核通过后，凭证才能记账。
• 第五步：记账（过账）
  期末将所有审核通过的记账凭证登记到总账和明细账中。软件会自动完成这一步。

关于如何选择适合自己公司的财务软件和代理记账服务，这篇如何选择财务代理记账报税公司的文章里有详细的对比分析，大家可以参考一下。

通用记账凭证 vs 专用记账凭证：怎么选？

最后聊一个实际问题：小型企业应该用通用记账凭证，还是专用记账凭证？

建议使用通用记账凭证的情况：

• 企业规模小、业务量少
• 会计人员少（甚至只有一名兼职会计）
• 采用财务软件做账（软件通常默认使用通用记账凭证格式）

建议使用专用记账凭证的情况：

• 企业规模大、业务量多
• 会计人员分工明确（有人专门管收款、有人专门管付款、有人专门管转账）
• 需要加强对收付款业务的控制（专用记账凭证可以按业务类型分别编号、分别审核）

对于大部分小微企业来说，用通用记账凭证就够了。等公司做大了、业务复杂了，再考虑改用专用记账凭证也不迟。

如果贵公司还没有专职会计，需要外包记账报税，这篇关于如何选择代理记账公司的指南和这篇记账代理公司选择指南可以帮助你筛选到合适的服务商。

总结

通用记账凭证虽然看起来简单，但填制规范不少。摘要要写清楚、科目要选正确、金额要平衡、签章要齐全，每一步都不能马虎。

特别是对于刚入行的新手会计，或者自己动手做账的创业者，建议多看看老会计怎么填凭证，多请教、多练习，慢慢就能掌握其中的门道了。

希望这篇文章能帮到正在学习会计核算、或者在实际工作中需要处理记账凭证的朋友们。把凭证填制规范了，后续的记账、结账、报表编制才能顺利进行。