小公司自己做账，记账表格怎么用？附模板和避坑指南

很多刚开始创业的朋友都会有一个想法：公司刚注册，业务也不多，能不能自己用表格把账记了，省下代理记账的钱？这个想法挺实际的，毕竟请记账公司一年少说两三千块。今天就聊聊记账表格到底怎么用、有哪些模板、自己做账需要注意什么。

记账表格到底是什么

说白了，记账表格就是用Excel或者WPS做的账本。你不需要买财务软件，也不用学专业的会计知识，只要会填表格就行。对业务简单的小公司来说，确实可以先用表格过渡一段时间。

一套完整的记账表格通常包括几个部分：收入明细表、支出明细表、银行流水登记表、应收账款和应付账款表。把这些填好了，月底就能算出大概的利润，报税的时候也有依据。

不过要提醒一下，记账表格跟正规的会计账簿还是有差距的。会计账簿要求有凭证、有科目、有借贷，税务局的账查起来表格可能不够用。所以如果业务慢慢多起来了，还是建议找正规的代理记账公司。关于费用方面可以先看看这篇代理记账费用一般多少钱，心里有个底。

常用的记账表格模板有哪些

下面介绍几种小公司最常用的记账表格模板，大家可以根据自己的业务类型选用。

1. 现金日记账表格

这个是最基础的，记录每天的现金收支。表格的列一般包括：日期、摘要（钱的来源或者用途）、收入金额、支出金额、余额。

举个例子：

日期	摘要	收入（元）	支出（元）	余额（元）
6月1日	收到客户A货款	5000		5000
6月3日	支付办公室房租		3000	2000
6月5日	购买办公用品		200	1800

每天结出一个余额，月底看看总数，就知道这个月现金流的情况了。现金日记账的好处是简单直观，坏处是做不了税务申报用。

2. 收支明细汇总表

这个表格把所有的收入和支出按类别汇总，更适合月底做总结。通常会分为收入部分和支出部分两大块。

收入部分按来源分类：销售收入、服务收入、其他收入。支出部分按用途分类：采购成本、房租水电、工资社保、差旅费、办公费等。

做一个月的汇总表，大概就能看出公司的经营状况了：收入多少、成本多少、毛利多少、净利润多少。这个表格对老板自己管公司很有用，清楚钱花到哪里去了。

3. 应收账款跟踪表

做生意的都知道，货发出去了钱没收回来，这笔钱就是应收账款。如果不专门记录，很容易漏掉或者忘记了。

应收账款表格一般包括：客户名称、销售日期、金额、账期（约定的付款天数）、实际回款日期、未收金额。这样一看就知道哪些客户的款该催了。

4. 发票管理表格

这个也很实用。记录每一张开出去的发票和收到的发票，包括发票号码、开票日期、对方名称、金额、发票类型（普票/专票）。月底报税的时候拿出来对一下，不容易出错。

尤其是增值税专用发票，进项发票的认证有180天的期限，过期就不能抵扣了。有个表格管着，不容易漏掉。

自己用表格记账的优缺点

先说优点：

省钱。这是最大的优势，WPS和Excel大家电脑上都有，不用额外花钱买软件，也不用每个月付代理记账的费用。

灵活。表格怎么做完全按自己的需求来，想加什么列加什么列，想怎么统计怎么统计。不像财务软件那样被固定格式框住。

上手快。不需要懂借贷记账法，不需要知道什么是资产负债表，只要会填表就行。

再说缺点：

税务申报不方便。税务局要求的申报表是标准格式的，自己用表格做的账不能直接导入申报系统。报税的时候还要重新整理，容易出错。

税务检查时可能不被认可。如果税务局来查账，要求的是正规的会计凭证和账簿。自己用Excel做的表格，税务机关不一定认。万一被查到偷税漏税，罚款和滞纳金远高于省下的记账费。

容易漏记。没有专业会计的审核流程，自己想起来就记一笔，忙起来忘了就空着。到月底账对不上，也不知道差在哪里。

做不大。公司小的时候还行，一旦业务多了、涉及进项抵扣了、有员工社保了，表格就管不住了。

所以总结下来：记账表格适合刚起步、业务很简单、暂时不想花钱请记账公司的小公司过渡一下。但不适合长期使用。关于代理记账具体的收费可以参考这篇公司代理记账收费价目表，了解一下请人做的成本。

记账表格怎么做才规范

如果决定先用表格记账，建议至少做到以下几点，保持基本的规范性：

每天记录，不要攒到月底。这是最重要的一条。很多人月初信心满满做了个表格，过两天就忘了。等到月底一堆票据，坐下来整理一个下午都理不清。每天花五分钟把当天的收支记上去，比月底突击有效得多。

票据按日期归档。每一笔记账都要有对应的票据：发票、收据、银行回单、合同等。建议买一个票据夹，按月份把票据放好，上面写上对应的表格序号，方便以后查找。

区分对公和对私。公司的收入和支出要走对公账户，私人的收支走私人账户。最忌讳的是公私混在一起，公司账上钱不够了从个人卡转，客户付款打到个人微信上。这样时间长了账根本理不清，税务局一查一个准。

每月做一次汇总核对。月底把表格里的余额跟银行对账单对一下，把应收账款跟客户确认一下，把应付账款跟供应商核对一下。发现不一致的地方马上查原因。

保留好备份。表格存在电脑里不算安全，硬盘坏了或者误删了就全没了。建议定期备份到云盘，或者打印出来纸质留存。

什么时候该从表格升级到正规记账

以下几个信号出现的时候，说明光靠表格记账不够用了：

月营业额超过10万。小规模纳税人季度30万以内免增值税，但月营业额超过10万的时候账务就开始复杂了，发票量多了、收支类别多了，表格很难管理。

有了员工和社保。一旦招了员工，就多了工资核算、社保公积金申报、个税代扣代缴这些事。这些都是表格搞不定的。

需要申请贷款或者招投标。银行贷款要看正规的财务报表，招投标也要求提供审计报告或者规范的财务报表。表格做出来的账，银行和招标方是不认的。

税务局来约谈了。这是最不想遇到但确实会发生的情况。如果你被税务局列为风险纳税人或者要求提供账簿核查，自己用表格做的记录基本过不了关。这时候赶紧找代理记账公司补救。

如果公司情况需要转正规记账了，可以参考这篇公司变更代理记账需要什么资料，了解一下从自己记账切换到找代理记账公司的流程和准备材料。

最后说几句

记账表格是个工具，用好了确实能帮小公司在起步阶段省一笔钱。但它不是长久之计。就像骑自行车送外卖一样，刚开始几单没问题，等单量大了、距离远了，该换电动车还是得换。

如果你的公司目前业务简单、收入不多、没有员工，自己用表格记一下账完全够用，注意每天坚持记录，票据整理好，公私账户分开。如果业务开始上量了，或者对税务合规有要求了，就别省那几百块一个月的记账费了。

做生意的核心是赚钱，不是省钱。把记账这种专业的事情交给专业的人，自己去跑业务、找客户，才是创业最该花时间的地方。