现金日记账怎么记

很多刚做出纳的朋友接到第一本现金日记账时一脸懵：这账本到底怎么记？每一栏填什么？写错了怎么办？其实现金日记账是会计工作中最基础的实操技能，掌握了规则就不难。2026年《会计基础工作规范》依然是目前现金日记账登记的核心依据，今天咱们就按照规范要求，手把手把现金日记账的记账方法讲个通透。

现金日记账是什么

现金日记账是专门用来记录企业库存现金每天收入、支出和结存情况的特种日记账。由出纳人员根据审核无误的现金收付凭证，按业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。

用大白话说就是：公司每天进了多少现金、花了多少现金、还剩多少现金，全都要在这本账上记清楚。

现金日记账必须采用订本式账簿——就是那种页码固定装订好、不能拆不能撕的账本。为什么？因为现金最容易出问题，订本式账簿可以防止账页被抽换或丢失，保证记录的完整性和安全性。

账页格式一般采用”三栏式”，设三个金额栏目：借方（收入）、贷方（支出）、余额。在金额栏和摘要栏之间通常还会插入”对方科目”栏，用来标明现金收入的来源科目和现金支出的用途科目。

现金日记账登记的五个步骤

第一步：填日期

“日期”栏填的是记账凭证上的日期，不是原始凭证上的日期，也不是你当天登记的日期。比如1月5日发生的业务，记账凭证是1月6日编制的，那就填1月6日。日期要精确到年月日，与凭证日期保持一致。

第二步：填凭证编号

“凭证字号”栏填记账凭证的类型和编号。如果企业用专用凭证格式，现金收款凭证填”现收×号”，现金付款凭证填”现付×号”；如果用通用凭证格式，填”记×号”。这个编号是为了方便日后查账时快速定位原始凭证。

第三步：填摘要

“摘要”栏简明扼要描述业务内容。不能太简略，要让人一看就知道这笔收支是怎么回事。比如”支付办公费””销售产品收款””从银行提现备用”等。别写个”支出”就完事，到时候对账都不知道花在哪了。

第四步：填对应科目

“对方科目”栏填会计分录中”库存现金”的对应科目，反映现金增减的来龙去脉。注意三点：只填总账科目不填明细科目；对应科目有多个时填主要的那个；分不出主次时填金额大的并在后面加”等”字。

比如用现金800元买办公用品，其中500元行政管理部门用、300元车间用，对方科目就填”管理费用等”，贷方填800元。

第五步：填借贷方金额并计算余额

现金收入记借方，现金支出记贷方。每笔登记完后立即计算余额：本行余额=上行余额+本行借方-本行贷方。

正常情况下现金日记账余额不会出现贷方余额（因为你不可能花得比有的多）。如果真的出现贷方余额，用红字登记，说明账务有问题需要查找原因。

日清月结——出纳的铁律

现金日记账最核心的要求就四个字：日清月结。

日清：每天业务登记完毕后，分别加计当天借方合计数和贷方合计数，结出当日余额。然后拿这个余额跟保险柜里的实际库存现金数核对，确保账实相符。如果对不上，当天就要查明原因——是多钱了（长款）还是少钱了（短款），不能攒到明天。

月结：月末结出”本月合计”（本月借方发生额合计、贷方发生额合计、月末余额）和”本年累计”（年初到本月的累计发生额），在合计数下面划单红线。12月末划双红线，表示年终结账。

每页登记到最后一行时，要结出”过次页”的借方和贷方金额及余额，写在本页最后一行。下一页第一行写”承前页”，金额直接抄过来。

年度终了，在最后一笔业务下面结出”本年累计”，摘要栏写”结转下年”，把余额结转到新账簿的第一行，摘要栏标”上年结转”。

想了解更多出纳实务技能，可以参考出纳工作规范指南，或查看会计基础工作实务，也可以了解财务报表编制要点。

写错了怎么改

记账过程中难免出错，但现金日记账绝对不允许涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹。根据《会计基础工作规范》第六十条规定，错账更正要按规范方法操作：

登记错误（账簿记录文字或数字有误，但记账凭证没问题）：用划线更正法。用红色钢笔在错误的文字或数字上划一条红线注销（要能看出原来写的是什么），然后在上面用蓝黑墨水写正确的文字或数字，并由记账人员在更正处盖章。

凭证错误导致账簿记错：先更正记账凭证，再根据更正后的凭证登记账簿。如果已经结账了，用红字冲销法——用红字编一张与原错误凭证相同的凭证登记冲销，再用蓝字编一张正确的凭证重新登记。

补充登记法：如果记账凭证金额少写了（比如应该是1000元写成了100元），用蓝字填一张补充金额的凭证（900元）登记入账。

记住一个原则：金额不允许涂改。写错了只能用规范方法更正，不能直接涂掉重写。

三种对账方法确保账务准确

现金日记账的对账分三个层次：

账证核对：日记账记录与收付款凭证逐一核对，核对凭证编号、金额、方向是否一致。这是最基础的核对，发现差错立即更正。

账账核对：现金日记账余额应与总账”库存现金”科目余额定期核对一致。如果日记账余额跟总账对不上，说明其中一方有错，需要查找差异原因。

账实核对：结出当天日记账余额后，盘点库存现金的实有数，看两者是否完全相符。如果账款不符，发现长款（多钱）或短款（少钱），先通过”待处理财产损溢”科目核算。短款有责任人的计入其他应收款，找不到原因的计入管理费用。长款属于应支付的计入其他应付款，找不到原因的计入营业外收入。

几个实际操作中的注意事项

书写要求：用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得用圆珠笔和铅笔。文字紧靠左线，数字写在金额栏内不越格。字体大小适中，一般占格宽的二分之一，留出空间以备更正。金额没有角分的整数，角分栏要写”00″，不能省略或画”-“。

连续登记：不得跳行、隔页。现金日记账是订本式，账页不能撕，作废的账页也要留在账簿中。不慎跳行或隔页时，在空行或空页中间划线注销，注明”此行空白”或”此页空白”，由记账人员盖章。

及时登账：当天的业务当天记，不能攒到一起再记。每笔业务登记完毕后在记账凭证上的”账页”栏画”√”表示已过账，防止重记或漏记。

银行提现特殊处理：从银行提取现金的业务只填制银行存款付款凭证，不填现金收款凭证。所以从银行提现的收入金额要根据银行存款付款凭证来登记现金日记账的借方。

现金日记账虽然看起来就是简单的收收支支，但它是企业财务管理的基础中的基础。一本清晰准确的现金日记账，不仅能让出纳每天心里有数——保险柜里到底多少钱、今天收了多少花了多少，也是会计核算、税务申报、审计核查的原始依据。把这本账记好记规范，是每个出纳的基本功，也是企业财务合规的第一道防线。