现金日记账怎么登记？格式、样本、操作步骤详解（附Excel模板）

很多刚接手出纳工作的小伙伴都有这个疑问：现金日记账到底怎么记？格式是什么样的？有没有样本可以参考？

现金日记账是企业用于登记库存现金每天收入、支出和结存情况的账簿。根据《会计基础工作规范》要求，现金日记账必须采用订本式账簿，由出纳人员根据审核后的现金收付款凭证，逐日逐笔顺序登记。这听起来简单，但实际操作中有很多细节需要注意。

一、现金日记账的基本格式

现金日记账的格式主要有两种：三栏式和多栏式。

1. 三栏式现金日记账

这是最常见的格式，按照现金收入、支出和结余分别设置借方栏、贷方栏和余额栏。三栏式日记账包含以下基本栏目：

栏目名称	填写说明
日期栏	登记记账凭证的日期，应与库存现金实际收付日期一致
凭证栏	登记入账的收付款凭证的种类和编号
摘要栏	登记入账的经济业务内容，文字简练但要说明问题
对方科目栏	登记库存现金收入的来源科目或支出的用途科目
借方栏（收入）	登记库存现金实际收入的金额
贷方栏（支出）	登记库存现金实际付出的金额
余额栏	登记库存现金的结存金额

2. 多栏式现金日记账

多栏式现金日记账按照与现金收入相对应的贷方账户，以及与现金支出相对应的借方账户分别设置专栏进行登记。这种格式能够更清晰地反映现金收支的来源和去向，但登记工作量大，适合业务量较大的企业使用。

对于初学者来说，建议从三栏式开始学习，掌握基本方法后再根据需要选择多栏式。相关账簿设置可以参考企业账簿设置指南。

二、现金日记账的登记方法

现金日记账的登记有严格的规范要求，必须按以下步骤操作：

第一步：审核凭证

出纳在办理收付业务时，应认真审核收付凭证，核对凭证的日期、金额、内容是否完整准确。只有审核无误的凭证才能作为登记依据。

第二步：逐笔登记

根据核对无误的收付款记账凭证，逐日逐笔顺序登记。具体操作：

• 日期栏填写记账凭证上的日期
• 凭证栏填写凭证种类（如现收、现付）和编号
• 摘要栏简要说明业务内容，如”支付办公用品费”、”收到销售货款”等
• 对方科目栏填写对应的会计科目，如”管理费用”、”银行存款”等
• 收入金额填入借方栏，支出金额填入贷方栏

第三步：结出余额

每日终了，应分别计算库存现金收入和付出的合计数，结出余额。计算公式：本日余额=昨日余额+本日收入-本日支出。

同时将余额与出纳员的库存现金核对，这就是通常说的”日清”。如账款不符应查明原因并记录备案。

第四步：月终结账

月终同样要计算现金收入、支出和结存的合计数，称为”月结”。具体操作是：在最后一笔业务下面划一条红线，在摘要栏写”本月合计”，分别计算出借方、贷方的累计数和月末余额。

三、现金日记账登记样本示例

为了更直观地理解，下面提供一个现金日记账登记样本：

现金日记账

单位：元

日期	凭证号	摘要	对方科目	借方（收入）	贷方（支出）	余额
2026.6.1		期初余额				5,000.00
2026.6.1	现付1	支付办公用品费	管理费用		350.00	4,650.00
2026.6.2	现收1	收到销售货款	主营业务收入	2,000.00		6,650.00
2026.6.2	现付2	支付差旅费	管理费用		800.00	5,850.00
2026.6.3	银付1	从银行提取现金	银行存款	5,000.00		10,850.00
2026.6.3	现付3	支付员工备用金	其他应收款		2,000.00	8,850.00

从样本中可以看到：

• 每笔业务都要填写完整的日期、凭证号、摘要、对方科目
• 收入金额填入借方栏，支出金额填入贷方栏
• 每笔业务登记后要及时结出余额
• 从银行提取现金的业务，要根据银行存款付款凭证登记现金收入

四、现金日记账登记的具体要求

登记现金日记账时，需要遵守以下规范要求：

1. 分工明确、专人负责

现金日记账由出纳人员负责登记，其他人不得代为登记。出纳人员应对所登记内容负责。

2. 凭证齐全、内容完整

登记时必须依据审核无误的记账凭证，凭证上的日期、编号、摘要、金额等内容要完整填写到账簿中，不得随意增减。

3. 登记及时、账务一致

经济业务发生后要及时登记，不得拖延积压。账簿记录应与会计凭证保持一致，不得出现账证不符的情况。

4. 数字真实、表述准确

账簿中的数字必须真实准确，不得涂改、挖补。摘要表述要清晰准确，能够清楚说明业务内容。

5. 字迹工整、查阅方便

登记时要字迹工整，不得潦草。账簿要保持整洁，便于日后查阅核对。

6. 按顺序登记，不得跳行隔页

记账时必须按页码、行号、位置顺序登记，不允许跳行或隔页。如果不小心发生空白行或空白页，应在中间画一条红线注销，并由记账人员盖章确认。

7. 错误更正必须规范

记录发生错误时，必须按规定方法更正。常用的更正方法有：

• 划线更正法：适用于结账前发现的文字或数字错误
• 红字更正法：适用于记账后发现科目错误或金额多记
• 补充登记法：适用于记账后发现金额少记

不得使用涂改液、橡皮擦等方式涂改，更不能撕毁账页。

五、现金日记账的特殊情况处理

1. 从银行提取现金如何登记？

从银行提取现金的业务，由于只填制银行存款付款凭证，不填制现金收款凭证，因此现金的收入数应根据银行存款付款凭证登记。

2. 本日合计怎么划线？

如果业务量不大，本日最后一笔下面划红线结出余额即可；如果业务量大，最后一笔下面划红线，接着的行摘要位置写”本日合计”，计算出借方、贷方的当日累计数，在合计数行下面划红线。

3. 过次页和承前页怎么处理？

每页记满时，应将借方金额与贷方金额加总，填入最后一行的金额栏中，在摘要栏注明”过次页”，并在合计数之上画一条通栏红线。下一页第一行摘要栏注明”承前页”，将上一页的合计数照抄。

4. 现金日记账能出现贷方余额吗？

不能。现金日记账不得出现贷方余额或红字余额，这意味着账面上现金为负数，是不允许的。如果出现这种情况，说明账务处理有误，需要查明原因并更正。

六、Excel制作现金日记账的方法

现在很多中小企业使用Excel制作电子版现金日记账，操作步骤如下：

步骤1：打开空白Excel工作簿，将表格命名为月份。

步骤2：第一行输入”现金日记账”和”单位：元”。

步骤3：第二行输入”出表日期：XXXX年XX月XX日”。

步骤4：第三行分别输入”序号”、”日期”、”摘要”、”收入”、”支出”和”余额”。

步骤5：设置单元格格式。日期列设置为日期格式，收入、支出、余额列设置为会计专用格式。

步骤6：在余额栏输入公式”=上一行余额+本行收入-本行支出”，实现自动计算。

步骤7：设置边框线、字体大小和列宽。

使用Excel制作现金日记账可以提高工作效率，但要注意定期备份，防止数据丢失。

七、现金日记账常见问题

问题1：现金日记账和银行存款日记账有什么区别？

现金日记账登记的是库存现金的收支情况，银行存款日记账登记的是银行存款的收支情况。两者的格式基本相同，但登记的内容不同。一个企业可能有多本银行存款日记账（每个银行账户一本），但通常只有一本现金日记账。

问题2：现金日记账可以由会计代登记吗？

原则上不可以。现金日记账应由出纳人员负责登记，以实现钱账分管，形成内部牵制。但在实际工作中，如果企业规模小、人员少，可以由出纳登记日记账，会计登记总账，形成分工制约。

问题3：现金日记账的保管期限是多久？

根据《会计档案管理办法》，现金日记账的保管期限为30年。企业应当妥善保管，不得随意销毁。

问题4：发现账款不符怎么办？

每日核对时如发现账款不符，应立即查明原因。可能的原因包括：记账错误、收付款差错、现金丢失等。查明原因后按规定进行处理，并在账簿中记录备案。

问题5：可以用圆珠笔登记现金日记账吗？

规范要求使用钢笔或签字笔登记，使用黑色或蓝黑色墨水。不得使用圆珠笔或铅笔登记。

八、现金日记账与财务管理的关系

现金日记账虽然只是基础账簿，但对于企业财务管理具有重要意义：

1. 反映现金流状况

通过现金日记账可以清楚地看到企业每天的现金收支情况，了解资金流动状况。

2. 控制现金使用

逐笔登记、日清月结的要求，有助于及时发现现金收支中的问题，控制不合理支出。

3. 保护资产安全

通过账实核对，可以发现现金短缺或溢余，保护企业资产安全。

4. 为编制报表提供依据

现金日记账的数据是编制资产负债表、现金流量表的重要依据。

对于刚入门的出纳人员，掌握现金日记账的登记方法是基本功。建议多练习、多总结，遇到不确定的问题及时向老会计请教。如果企业规模较小，也可以考虑选择专业的代理记账服务，由专业团队处理账务问题。

希望以上内容能帮助你更好地理解和操作现金日记账。规范、准确地登记现金日记账，不仅是会计工作的基本要求，也是企业财务管理的重要基础。